Podsumowanie
NTT DATA wsparła globalne przedsiębiorstwo energetyczne w migracji na platformę Microsoft 365. Celem projektu było usprawnienie współpracy, wzmocnienie bezpieczeństwa oraz modernizacja kultury pracy zespołów w ramach całej, międzynarodowej struktury firmy.
Potrzeba biznesowa
Modernizacja cyfrowego środowiska pracy
Chcąc utrzymać pozycję lidera transformacji cyfrowej, firma X-ELIO podjęła strategiczną decyzję o wdrożeniu Microsoft 365 jako nowego, ujednoliconego środowiska pracy. Migracja objęła ponad 350 pracowników w 9 krajach na 4 kontynentach. Jej celem była fundamentalna zmiana sposobu codziennej współpracy oraz usprawnienie funkcjonowania rozproszonych zespołów.
Głównym wyzwaniem było zapewnienie płynnego przejścia na nowy system przy zachowaniu pełnej ciągłości operacyjnej, a także umożliwienie pracownikom stopniowej adaptacji do nowej platformy.
X-ELIO zdecydowała się na wdrożenie nowego środowiska pracy, aby:
- Zwiększyć poziom bezpieczeństwa organizacji.
- Wspierać kulturę współpracy, integrującą pracowników wewnętrznych oraz zewnętrznych kontrahentów.
- Wdrożyć narzędzia oparte na generatywnej sztucznej inteligencji.
- Zwiększyć efektywność automatyzacji procesów.
- Upowszechnić tworzenie rozwiązań cyfrowych dzięki wykorzystaniu platform typu low-code.
Transformacja technologiczna była dla X-ELIO przedsięwzięciem o kluczowym znaczeniu, ponieważ wiązała się z fundamentalną zmianą sposobu pracy wszystkich naszych zespołów. Dzięki wsparciu multidyscyplinarnego zespołu ekspertów z NTT DATA, zarówno wdrożenie techniczne, jak i proces zarządzania zmianą zakończyły się pełnym sukcesem.
Rozwiązanie
Zarządzanie etapową migracją w skali globalnej
X-ELIO zdecydowała się na wdrożenie ekosystemu Microsoft 365, wybierając na swojego partnera NTT DATA, firmę będącą zaufanym partnerem Microsoft od ponad 25 lat. Nad powodzeniem projektu czuwał multidyscyplinarny zespół z jednostki Strategic Blend (część obszaru Liquid Workplace), który zadbał o to, by proces migracji w pełni odpowiadał na potrzeby zarówno organizacji, jak i jej pracowników.
Sukces projektu wynikał z ustrukturyzowanego, etapowego planu o jasnym celu: sprawić, by migracja była możliwa do opanowania, przy jednoczesnym aktywnym angażowaniu pracowników na każdym etapie procesu.
Projekt podzielono na dwa etapy:
Doradztwo wstępne
W pierwszej fazie przeprowadzono audyt, obejmujący analizę bieżącego sposobu pracy, wolumenu danych oraz ich rozproszenia w różnych aplikacjach. Na tej podstawie opracowano szczegółowy plan działania, dobrano optymalne narzędzia do migracji oraz określono wymagany model licencjonowania.
Migracja i wsparcie
Proces migracji przygotowano w ścisłej współpracy z użytkownikami, co pozwoliło m.in. na uporządkowanie i optymalizację zasobów dokumentacyjnych. Po wdrożeniu platformy Microsoft 365 i przeniesieniu danych skonfigurowano i dostosowano środowisko pracy, zgodnie z wypracowanym modelem zarządzania. Równolegle uruchomiono program wsparcia, mający na celu pomoc pracownikom w szybkiej adaptacji i efektywnym wykorzystaniu nowych narzędzi.
Aby zwiększyć zaangażowanie zespołów, projekt zyskał własną identyfikację wizualną, a proces edukacji uatrakcyjniono elementami grywalizacji oraz interaktywnymi webinarami. Dzięki przemyślanej strategii komunikacji zachowano pełną ciągłość operacyjną i zminimalizowano wpływ zmian na bieżącą wydajność pracy.
Wspólnie z naszym Centrum Kompetencyjnym (Digital Workplace Center of Excellence) stworzyliśmy bezpieczną i skalowalną platformę, wdrażając zaawansowane rozwiązania z obszaru cyberbezpieczeństwa, które gwarantują pełną ochronę tożsamości i danych. Stabilność i wysoką wydajność systemu potwierdziliśmy w toku rygorystycznych testów. Nasze bogate doświadczenie w realizacji złożonych projektów oraz specjalistyczna wiedza w zakresie najnowocześniejszych technologii okazały się kluczowe dla sukcesu tej transformacji.
Rezultaty
Większa efektywność, bezpieczeństwo i skalowalność
Wdrożenie nowego środowiska pracy dostarczyło X-ELIO szereg kluczowych korzyści, które realnie transformują jej codzienną działalność:
- Usprawniona współpraca i produktywność: Narzędzia takie jak Microsoft Teams, SharePoint i OneDrive wspierają pracę zespołową w czasie rzeczywistym, nawet w środowiskach rozproszonych, co poprawia procesy decyzyjne i skraca czas reakcji.
- Zaawansowane bezpieczeństwo i zgodność: Funkcje takie jak ochrona przed zagrożeniami, szyfrowanie danych oraz zarządzanie tożsamością pomagają firmie X-ELIO spełniać najwyższe standardy bezpieczeństwa i zaufania.
- Skalowalność i zrównoważony rozwój: Elastyczna infrastruktura Microsoft 365 wspiera wzrost firmy X-ELIO, wpisując się w jej cele dotyczące zrównoważonego rozwoju, co dodatkowo wzmacnia zobowiązanie Microsoftu do osiągnięcia ujemnego śladu węglowego do 2030 roku.
Poniższe dane obrazują postępy prac oraz skalę zaangażowania NTT DATA we wsparcie X-ELIO i jej pracowników:
- 6 TB danych uporządkowanych i zoptymalizowanych w ramach Google Drive
- 180 zgłoszeń (rozwiązanych w trybie online i offline) obsłużonych w trakcie projektu
- 4/5 poziom satysfakcji użytkowników ze wsparcia technicznego otrzymanego podczas migracji
- 88,5% wskaźnik znajomości narzędzi Microsoft 365 osiągnięty wśród pracowników